Al administrar su empresa, aprender a mantener separadas sus finanzas personales y comerciales debe ser lo primero en lo que se concentre. Aprender a separar las finanzas personales y comerciales es fundamental para simplificar la preparación de sus impuestos, generar crédito comercial y evaluar el desempeño de su empresa de manera precisa y eficaz. Si se adelanta en este aspecto, su empresa ahorrará tiempo y dinero en el futuro.
Si es propietario de un nuevo negocio o un propietario actual que se da cuenta de que debería haber mantenido registros separados, debe seguir la guía detallada que preparé a continuación para asegurarse de saber lo que se necesita para mantener un límite claro entre sus finanzas comerciales y personales.
Paso 1: Obtenga un Número de Identificación de Empleador (EIN)
Yo recomendaría primero Obtener un EIN del IRSUn EIN es un identificador único de nueve dígitos que el gobierno utiliza para identificar a las empresas a efectos fiscales y de trámites federales. Tener uno ayuda a establecer su empresa como una entidad legal totalmente independiente. Obtener un EIN es un proceso gratuito y relativamente sencillo que le ahorra mucho tiempo en el proceso final cuando se trata de asegurarse de que su empresa esté legalmente separada para procesos futuros importantes, como declaraciones de impuestos y banca comercial.
¿Por qué necesitas un EIN?
Un EIN distingue a su empresa de usted mismo y, en última instancia, establece una entidad legal separada para su empresa, lo que será crucial al tratar con procesos comerciales comunes:
- Separación legal: Un EIN ayuda a organizar su empresa como si fuera legalmente independiente de usted. Esto ayuda a evitar que sus activos personales se mezclen con sus obligaciones comerciales.
- Fines fiscales: Con un EIN a mano, su empresa puede presentar impuestos independientemente de sus declaraciones de impuestos personales cuando llegue el momento de pagar impuestos.
- Banca de negocios: Hoy en día, los bancos exigen un EIN para permitirle Abrir una cuenta bancaria comercialTener uno le permitirá mantener una cuenta bancaria separada para su negocio.
- Gestión de empleados: Se necesita un EIN para declarar los impuestos de los empleados y gestionar la nómina. Tener un EIN también ayuda a establecer su empresa como empleador legítimo.
- Crédito para la creación de empresas: Un EIN es necesario para establecer crédito a nombre de su empresa, separado de su expediente de crédito personal.
Paso 2: Registra tu negocio
El siguiente paso que recomiendo es registrar formalmente su empresa. Esto puede adoptar la forma de una empresa unipersonal, una LLC, una corporación S (S-corp) o una corporación C (C-corp). Registrar su empresa es un paso importante en el camino hacia la protección de sus activos personales en caso de que se tomen medidas legales contra su empresa. Tenga en cuenta que esta protección puede desaparecer si mezcla sus fondos personales y comerciales. Por eso es conveniente considerar la posibilidad de separar sus fondos personales y comerciales para evitar estos problemas.
Paso 3: Abre tu cuenta bancaria comercial
Después de registrar su empresa, le recomiendo que abra una cuenta bancaria comercial para su negocio. Una cuenta bancaria comercial le garantiza que mantendrá registros claros de los ingresos y gastos comerciales y le permitirá que todo funcione sin problemas durante la temporada de impuestos. Tener una cuenta corriente comercial para su empresa también le permite contabilidad y la gestión financiera bajo control.
Cuando abra una cuenta bancaria comercial, asegúrese de que todos los ingresos que obtenga su empresa se depositen en esta cuenta y que todos los gastos comerciales se paguen desde esa misma cuenta. Tener esta separación clara facilita la documentación y la gestión de las finanzas de su empresa. Para obtener ayuda para gestionar las cuentas bancarias de su empresa, Conozca el mejor software de conciliación bancaria.
Paso 4: Obtenga un número DUNS
A continuación, te recomiendo que obtengas un número DUNS de Dun & Bradstreet para que puedas asegurarte de establecer formalmente el perfil crediticio de tu empresa.
Importancia de tener un número DUNS
Los acreedores utilizan un número DUNS para determinar la solvencia de su empresa. Proporciona una idea de la salud de su empresa y su perfil crediticio general. El perfil crediticio de su empresa es crucial para determinar si podrá obtener préstamos y líneas de crédito en el futuro. Establecer un sólido historial crediticio empresarial es clave para garantizar que su empresa siga creciendo y logre estabilidad financiera.
Paso 5: Obtenga una tarjeta de crédito a nombre de su empresa
Las tarjetas de crédito comerciales ayudan a generar un historial crediticio para su empresa, distinto de su crédito personal. Al utilizar tarjetas de crédito comerciales para gastos comerciales, no solo genera crédito comercial, sino que también mantiene separadas sus transacciones personales y comerciales.
Esta separación es importante para obtener informes financieros precisos y para establecer un historial crediticio sólido para su empresa, lo que puede ayudarle a obtener mejores condiciones de financiamiento y diversificar sus opciones de préstamo en el futuro.
Paso 6: Establezca cuentas de servicios públicos a nombre de su empresa
Otra forma de mejorar el crédito de su empresa es abrir cuentas de servicios públicos a nombre de su empresa. Las cuentas de servicios públicos incluyen las suscripciones de su empresa y otras funciones habituales relacionadas con la actividad comercial, como facturas telefónicas, servicio de Internet y licencias de software.
Marque estos servicios para el pago bajo el nombre de su empresa y asegúrese de que la cuenta bancaria que configure para su empresa mantenga un registro de estos gastos para fines del software de contabilidad.
Paso 7: Realice un seguimiento de los gastos de su negocio y conserve los recibos
Una cosa que me gustaría destacar es la importancia del software de seguimiento de gastos a la hora de separar las finanzas personales y empresariales. Creo que es fundamental para su empresa contar con un software o sistema de seguimiento de gastos que le ayude a realizar un seguimiento de los gastos y la facturación para obtener una imagen precisa del flujo de caja que realmente implica su negocio.
Beneficios del seguimiento de gastos
El seguimiento de gastos garantiza que su empresa mantenga registros claros y simplificados para fines impositivos. No hay nada peor que tener que buscar todos los gastos y facturas y no encontrar nada a la hora de pagar los impuestos. Esto puede afectar e incluso retrasar su preparación de impuestos y terminar costándole dinero. No se ponga en esta situación.
La mejor manera de evitar encontrarse en esta situación es asegurarse de que sus empleados utilicen un software de seguimiento de gastos empresariales y estén capacitados para ello. Conservar recibos detallados también le ayudará a mantener el cumplimiento normativo y la preparación para auditorías futuras.
Paso 8: Ponte en nómina
Pagarse un salario desde la cuenta de la empresa es un paso clave para mantener una clara separación entre los ingresos personales y los ingresos de la empresa. Esta práctica simplifica la contabilidad y garantiza que las finanzas personales se mantengan separadas.
Retirar su salario de una cuenta comercial puede ayudarle a crear un flujo de ingresos predecible y a evitar los inconvenientes que conlleva mezclar sus fondos comerciales y personales. Para obtener más información relacionada con la creación de una cuenta comercial, Sigue leyendo.
Paso 9: Supervise el uso de artículos personales en su empresa
Por último, le recomiendo que lleve un registro detallado de los usos comerciales de sus activos personales para obtener posibilidades precisas de deducción fiscal. Esto incluye llevar un registro de activos como oficinas en el hogar o vehículos utilizados en la gestión y el mantenimiento de su negocio.
Documentación de usos comerciales
Asegurarse de mantener una documentación precisa de los activos utilizados ayuda durante la temporada de impuestos. Mantenga registros detallados de los gastos de la oficina en casa y utilice aplicaciones de seguimiento de kilometraje para el uso de vehículos relacionados con la empresa. Estos registros pueden ayudar a reducir su factura de impuestos comerciales cuando llegue la temporada de impuestos y son una excelente manera de asegurarse de tener la documentación a mano para cumplir con cualquier cambio en la ley fiscal o futuras auditorías comerciales.
Por qué es importante separar las finanzas personales y empresariales
Mantener separadas las finanzas personales y comerciales es fundamental para lograr claridad financiera, una presentación precisa de impuestos y protección legal. Esto le ayuda a mantener una imagen clara de la salud financiera real de su empresa.
Los límites financieros claros también simplifican la contabilidad, evitan la mezcla de fondos y reducen el riesgo de problemas legales relacionados con la presentación de informes financieros inexactos. Todo esto se combina para generar menos dolores de cabeza para usted a medida que continúa creciendo y desarrollando su negocio.
Cuentas bancarias comerciales recomendadas para separar las finanzas empresariales y personales
Elegir la cuenta bancaria empresarial adecuada es fundamental para mantener separadas las finanzas de su empresa. Estas son algunas de las opciones que yo elegiría:
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es importante separar las finanzas personales y empresariales?
Sí, es muy importante separar las finanzas personales de las de la empresa. Si las finanzas de la empresa se mantienen en una cuenta legalmente separada, se obtienen ciertas protecciones financieras e impositivas para las finanzas personales. Sin embargo, estas protecciones se pueden perder si no se separan adecuadamente las finanzas personales de la empresa.
¿Puedo utilizar QuickBooks para las finanzas comerciales y personales?
Sí, de hecho recomendaría usar QuickBooks tanto para las finanzas personales como para las de su empresa. Solo asegúrese de no mezclar las dos cuentas. QuickBooks puede ser útil para la elaboración de presupuestos y la gestión de facturas, y también le permite mantener archivos separados, ya que QuickBooks puede realizar el seguimiento de la documentación por usted.
