Las máquinas de fax modernas pueden transmitir una sola página en 15 a 30 segundos, mientras que los modelos más antiguos pueden tardar hasta un minuto por página. La configuración de alta resolución puede ralentizar la transmisión de fax, al igual que la mala calidad de la línea, es decir, la conexión de red o de línea telefónica.
Para faxes de varias páginas, el tiempo de transmisión aumenta proporcionalmente. Por ejemplo, un documento de 10 páginas tardará 5 minutos en enviarse por fax a 30 segundos por página.
No tendrá que quedarse esperando una confirmación de entrega manual, ya que la mayoría de las máquinas de fax modernas generarán automáticamente un informe o correo electrónico que indica que el documento se envió correctamente.
Si está utilizando un servicio de fax en línea, también recibirá una confirmación por correo electrónico, pero el envío del fax tarda casi el mismo tiempo que en una máquina de fax analógica tradicional.
En esta guía, cubriremos el proceso de fax para que pueda comprender lo que sucede después de presionar enviar; también explicaré algunos problemas básicos de solución de problemas de fax en caso de que no reciba una confirmación o el fax no se envíe.
Desglosando cuánto tiempo lleva un fax
Los faxes tardan en enviarse porque dependen de la red telefónica pública conmutada (PSTN), el mismo sistema que se utiliza para las llamadas de voz tradicionales. El proceso de convertir el documento de fax en señales analógicas que puedan enviarse a través de la línea telefónica es el que lleva más tiempo: la señal en sí se transmite casi instantáneamente.
Cuando envía un fax, su máquina convierte el documento en tonos de audio que viajan a través de la línea telefónica. Cada página se transmite línea por línea para garantizar la precisión, lo que lleva tiempo (normalmente entre 15 y 30 segundos por página). Este proceso está influenciado por la velocidad del módem fax y la calidad de la conexión. La mala calidad de la línea puede provocar errores, lo que requiere retransmisiones que aumentan el tiempo total.
VER: Más información Módems de fax y alternativas más efectivas.
Echemos un vistazo más de cerca al proceso.
Cómo funciona el fax
Estos son los cinco pasos generales que siguen la mayoría de los faxes para llegar del punto A al punto B:
- Primero, la máquina escanea un documento en el sistema. Este escaneo luego se convierte a un formato digital. (Tarda desde unos segundos hasta un par de minutos).
- Luego, la información digital se traduce una vez más en tonos de audio (bips y tonos) y luego se envía a través de una línea telefónica. (Sucede casi instantáneamente).
- Las señales de audio se envían a través de una línea telefónica y se reciben en la máquina de fax del destinatario. (Tarda, en promedio, un minuto).
- La máquina receptora analiza y decodifica los tonos de audio, traduciéndolos nuevamente a datos digitales. (Sucede casi instantáneamente).
- Luego, la máquina de fax imprime el documento según lo dictado por los datos digitales (tarda aproximadamente uno o dos minutos).
El tercer paso, donde la señal se envía de un destino físico a otro, suele ser la parte más larga del proceso de envío de faxes. Con equipos modernos y un buen conocimiento de cómo utilizar una máquina de faxla mayoría de los demás pasos sólo te llevarán unos segundos.
¿Qué pasa si estoy usando un servicio de fax en línea?
Cuando envías un documento con un servicio de fax en líneael documento se transmite digitalmente al servidor del servicio, que luego se conecta a la PSTN. Desde allí, el fax se entrega a la máquina del destinatario a través de líneas telefónicas, como un fax tradicional.
Es por eso que no necesita un teléfono fijo para enviar un fax, utilizando un servicio en línea: el proveedor administra toda la infraestructura de backend asociada con las líneas telefónicas analógicas.
Pero no espere que el fax en línea sea instantáneo. La carga, conversión y transmisión del documento al servicio de fax se realiza rápidamente a través de Internet. Sin embargo, la velocidad de entrega final aún está limitada por la máquina y la conexión del destinatario. El beneficio del envío de faxes en línea radica en su eficiencia y conveniencia, no en una velocidad más rápida.
¿Qué hace que un fax tarde más en enviarse?
¿Ha notado que su máquina de fax no funciona tan rápido como le gustaría? Podría haber varias razones para esto:
Edad y calidad de la máquina.
Es posible que las máquinas de fax más antiguas no tengan la misma potencia de procesamiento que los modelos más nuevos, lo que puede ralentizar el proceso de escaneo y codificación. Además, si la máquina está en mal estado o no ha recibido el mantenimiento adecuado, podría provocar mayores retrasos.
A continuación se detallan algunos problemas comunes relacionados con el envejecimiento que pueden ralentizar una máquina de fax:
- Desgaste de piezas mecánicas.
- Tecnología y software obsoletos que no pueden enviar faxes de manera eficiente.
- Polvo y suciedad que quedan atrapados en la máquina y reducen su funcionalidad.
- Problemas de compatibilidad con computadoras, teléfonos y otras máquinas de fax.
Una máquina de fax vieja y de mala calidad no sólo puede ralentizar el proceso, sino que también puede generar faxes de menor calidad y más errores.
Complejidad del documento
Los documentos con muchos detalles finos, muchas imágenes o diseños complejos tardarán más en escanearse y transmitirse que los documentos de texto simples. Esto se debe a que la máquina de fax necesita tiempo para convertir todos los detalles a un formato digital que pueda enviarse a través de una línea telefónica.
Esto requiere más datos y, en consecuencia, llevará más tiempo.
Esto puede suceder si eres enviar un cheque por fax u otro tipo de documento detallado que deba enviarse en alta resolución, o en color.
La calidad de tu línea telefónica
Si su línea telefónica tiene problemas de calidad de sonido, puede afectar la velocidad a la que se envía y recibe su fax. Esto se debe a que es posible que los tonos de audio utilizados en la transmisión de fax no se descodifican correctamente si hay interferencias o ruido en la línea.
Así como la baja calidad de la línea provocará llamadas perdidas, una conexión inestable puede hacer que un fax demore más de lo debido o falle por completo.
Conexión a Internet para servicios de fax en línea.
El mejores servicios telefónicos para empresas y Soluciones UCaaS a menudo ofrecen capacidades de envío de faxes. Pero a veces la calidad de su conexión a Internet puede afectar la rapidez con la que se puede transmitir un documento. Si está utilizando un servicio de fax en línea pero se encuentra en un área con Internet inestable o lenta, puede experimentar retrasos.
También puede experimentar una desaceleración si su proveedor de servicios tiene problemas con el servidor, como mantenimiento o una gran afluencia de tráfico.
Cómo confirmar que se recibió un fax
Cuando envía un fax, lo más probable es que reciba una página de confirmación. Esta suele ser la configuración predeterminada, por lo que no debería necesitar ajustar ninguna configuración para recibir una confirmación. Pero en el caso de que no se genere, puedes acceder a la configuración de tu máquina de fax para asegurarte de recibir uno.
Una página de confirmación por fax normalmente compartirá los siguientes detalles:
- La fecha y hora en que se recibió el fax.
- Cuántas páginas se transmitieron exitosamente.
- Cualquier mensaje de error que pueda haberse encontrado durante la transmisión.
En algunos casos, es posible que la página de confirmación no se genere debido a un atasco de papel u otro problema con la máquina receptora. Si esto sucede, es mejor comunicarse directamente con el destinatario para confirmar si recibió su fax.
¿Qué pasa con los registros de fax?
Los registros de fax realizan un seguimiento de todas sus comunicaciones por fax. Este registro histórico es útil para quienes desean una descripción general de sus mensajes enviados y recibidos, necesitan un informe de confirmación oficial o desean solucionar un problema con la máquina de fax.
Los servicios de fax tradicionales almacenan registros de fax en la memoria de su máquina, mientras que los servicios de fax en línea tienen un registro digital al que se puede acceder desde cualquier lugar. El manual de su máquina de fax o la base de conocimientos en línea de su servicio de fax podrán indicarle específicamente cómo acceder a sus registros de fax.
La tecnología moderna también ha abierto algunas formas diferentes de rastrear sus faxes:
- A través de notificaciones por correo electrónico.
- Con seguimiento en tiempo real.
- En su carpeta de fax en línea.
- Con informes de entrega enviados periódicamente (diarios, semanales o mensuales).
Y en caso de duda, puede ponerse en contacto con el fabricante o el equipo de atención al cliente para obtener asistencia específica con sus registros de fax.
Consejos rápidos para solucionar problemas
Puede resultar frustrante que su máquina de fax o su servicio de fax no funcionen como se esperaba. A continuación se ofrecen algunos consejos útiles para resolver problemas comunes de fax:
Recibo una señal de ocupado o no hay respuesta
A veces, la máquina receptora puede estar ocupada o no disponible temporalmente. Generalmente, esto se debe a que la línea no está abierta o ya están recibiendo otro fax. Espere unos 5 minutos e intente enviar el documento nuevamente. Si eso no funciona, espera una hora.
Si el problema continúa, comuníquese con el destinatario, confirme su número de fax y consulte con él para asegurarse de que su máquina esté funcionando.
Mi máquina de fax me da un mensaje de error
Los mensajes de error pueden significar muchas cosas. Podría indicar un atasco de papel, problemas de conexión, niveles bajos de tinta o una señal de ocupado. Cuando recibe un mensaje de error, es posible que venga con un código de error. Se trata de una serie de números o letras que pueden proporcionar información sobre por qué ocurrió el error.
Busque el código de error en el manual de su máquina de fax o búsquelo en línea. Luego, lea y siga los pasos específicos recomendados para resolver el problema.
Salió borroso o le faltaban texto/imágenes.
Este problema suele deberse a uno de dos factores. Es posible que esté utilizando un documento de mala calidad que sea difícil de escanear, lo que ocurre cuando un documento se ha copiado varias veces o está deformado.
Si está utilizando un documento de alta calidad, el problema puede estar en la propia máquina. Algunos factores que pueden afectar la calidad de su fax incluyen los niveles de tinta, la calidad de la línea telefónica y el estado de su máquina.
Verifique sus niveles de tinta y reemplácelos si es necesario. Asegúrese de que no haya problemas con su línea telefónica, como ruidos o interferencias. Y asegúrese de que su máquina reciba el mantenimiento adecuado. Límpielo periódicamente y llévelo a reparar si es necesario.
