En el mundo de los sistemas telefónicos VoIP, normalmente pagarás alrededor de $25 por puesto al mes. Sin embargo, los precios pueden variar, desde $10 a $40, según las funciones que necesites.
Estas características suelen estar incluidas por unos 25 dólares por asiento:
- Operador automático: Una recepcionista digital que saluda automáticamente a las personas que llaman y las dirige al departamento, equipo o individuo adecuado.
- Mensajes de texto comerciales: Comunicación optimizada basada en texto entre usted y sus clientes.
- Reenvío de llamadas: Envía automáticamente las llamadas entrantes a diferentes números de teléfono o extensiones según los criterios que elija, como la hora del día o el identificador de llamadas.
- Grabacion de llamada: Grabe todas las llamadas entrantes y salientes con fines de control de calidad o cumplimiento normativo. Luego podrá revisarlas y analizarlas más adelante.
- Análisis de llamadas: Datos en tiempo real e indicadores clave de rendimiento basados en el uso del sistema.
- Cola de llamadas: Gestiona grandes volúmenes de llamadas colocando las llamadas entrantes en una cola hasta que haya un agente disponible.
- Mensaje de voz: Almacena mensajes de voz cuando no estás disponible para atender una llamada.
- Enrutamiento de llamadas: Distribuye las llamadas entrantes a personas o departamentos específicos según reglas predeterminadas, lo que garantiza que las personas que llaman lleguen a su objetivo previsto la primera vez.
- Identificador de llamadas: Muestra el número de teléfono y, cuando está disponible, el nombre de la persona que llama, proporcionando contexto antes de responder.
¿Buscas un plan por debajo de los $25? Los precios pueden bajar a $10 por puesto, lo que resulta económico con el proveedor de telefonía VoIP más económico, pero perderás algunas funciones y es posible que tengas una cantidad limitada de minutos mensuales.
Si necesita funciones premium y un sistema más sólido, los planes de nivel medio suelen empezar en unos 40 dólares por puesto. La funcionalidad mejorada puede justificar la mayor inversión si gestiona un centro de llamadas con mucha actividad o una gran empresa.
Descripción general del sistema telefónico VoIP
Un sistema telefónico VoIP es similar a un servicio telefónico tradicional, pero funciona a través de Internet. Su voz se convierte en paquetes de datos y se envía al receptor, lo que ofrece una forma más flexible y económica de comunicarse.
¿Qué necesitas para empezar con VoIP?
Se necesitan algunos equipos básicos e infraestructura para comenzar a utilizar VoIP para las comunicaciones comerciales.
Necesitarás:
- Una conexión a Internet confiable con la velocidad adecuada.
- Una suscripción a un servicio de VoIP.
- Dispositivos para realizar y recibir llamadas.
¿Son necesarios teléfonos especializados para llamadas VoIP?
Los teléfonos IP ofrecen una transición sin inconvenientes a la comunicación VoIP, pero no son la única opción. Si tiene en cuenta su presupuesto, un adaptador de teléfono analógico (ATA) permite que los teléfonos fijos existentes funcionen con un sistema VoIP.
Alternativamente, la funcionalidad de softphone en computadoras o dispositivos móviles existentes funciona bien si no necesita o no tiene acceso a teléfonos tradicionales.
¿Cómo se gestiona un sistema VoIP?
Una interfaz basada en la web le permite configurar, administrar y solucionar problemas de su sistema VoIP sin un especialista y sin esfuerzo. Si bien es bueno tener una persona con conocimientos de VoIP en su equipo, no es un requisito ya que muchos proveedores de VoIP ofrecen soporte integral.
¿Es VoIP más barato que una línea fija?
Para las empresas, los aspectos clave que deben tenerse en cuenta al elegir entre VoIP y los sistemas telefónicos tradicionales son la relación coste-beneficio, la escalabilidad y las funciones. VoIP suele ganar en todos estos aspectos. Suele ser más barato, más fácil de adaptar a medida que cambia la empresa y viene repleto de funciones de las que carecen los sistemas tradicionales o por las que se cobra un extra.
Al hacerse preguntas clave como “¿Este sistema satisfará mis necesidades actuales?” o “¿Es lo suficientemente flexible para el futuro?”, podrá tomar una decisión informada.
Sistemas telefónicos VoIP para pequeñas empresas
El panorama de las comunicaciones en las pequeñas empresas es increíblemente diverso y los sistemas telefónicos VoIP son lo suficientemente versátiles como para satisfacer una variedad de necesidades. Tiene muchas opciones para configurar un sistema que funcione bien para su pequeño equipo.
Pequeña oficina
Si todo lo que necesita es un sistema que mantenga a los miembros del equipo localizables, con extensiones sencillas y correo de voz, VoIP es lo que necesita, sin lujos adicionales.
Tienda al por menor
Imagine una tienda concurrida en la que desea hacer un anuncio a los clientes o al personal a través de un intercomunicador. La VoIP puede integrar un sistema de megafonía y algunos teléfonos IP ubicados estratégicamente para garantizar que su equipo esté siempre disponible.
Negocio de servicios
¿Necesitas añadir un toque local? VoIP puede proporcionar un número específico de la región, lo que aumenta tu presencia en la comunidad. Incluso permite enviar recordatorios por mensaje de texto, lo que resulta beneficioso tanto para el proveedor de servicios como para el cliente.
Oficina Virtual
En un entorno remoto, todos pueden mantenerse conectados a través de softphones. Compartir contactos solo requiere un clic y las llamadas en conferencia son tan fáciles como servirse una taza de café por la mañana.
¿Qué podría hacer que los sistemas telefónicos VoIP sean más costosos?
Una suscripción básica de VoIP generalmente incluye las funciones básicas que mencioné anteriormente por aproximadamente $25 por puesto al mes. Pero ¿qué pasa si quieres un poco más, como análisis en tiempo real, almacenamiento ilimitado para grabaciones o múltiples opciones de integración?
Estas funciones suelen venir como complementos opcionales que pueden requerir una inversión adicional, pero cada una está diseñada para mejorar la experiencia de comunicación. Algunos proveedores pueden agruparlas en un paquete premium, mientras que otros las ofrecen a la carta.
Profundicemos en algunas de estas funciones premium para comprender mejor su valor.
Integración de CRM
Integrar su sistema telefónico VoIP y su software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es como tener un puente perfecto entre sus canales de comunicación y los datos de los clientes. Puede hablar con su cliente mientras revisa su historial de compras, interacciones anteriores y preferencias al mismo tiempo.
Beneficios:
- Experiencia del cliente mejorada: Tener información esencial a mano permite interacciones personalizadas y oportunas con los clientes, lo que eleva el nivel de satisfacción del cliente.
- Productividad optimizada: Con la integración de VoIP y CRM, no es necesario alternar entre varias aplicaciones. Todas las funciones y datos esenciales se consolidan en una sola pantalla, lo que mejora el flujo de trabajo y reduce las tareas administrativas.
- Precisión de los datos: La sincronización de datos en tiempo real reduce la posibilidad de errores humanos.
Costes adicionales:
Si bien la integración de CRM con VoIP ofrece muchas ventajas, no siempre está disponible en los planes de VoIP más económicos. Además, configurar la integración puede implicar contratar a un profesional de tecnología o comprar software adicional de terceros.
Integraciones preconstruidas:
Los sistemas VoIP con integraciones CRM predefinidas son una excelente manera de simplificar el proceso de configuración. Estas soluciones listas para usar requieren solo unos pocos clics, lo que reduce la necesidad de especialistas, terceros o herramientas adicionales (como Zapier).
Estas integraciones predefinidas suelen ser fáciles de usar y eficientes, pero es una buena idea comprobar si cubren todas las funciones que necesitas. Para funciones más específicas o complejas, es posible que necesites una solución personalizable.
Funciones adicionales del sistema telefónico VoIP premium
Las funciones avanzadas tienden a costar más, pero valen la pena si realmente las usas, especialmente desde una perspectiva de flujo de trabajo y satisfacción del cliente.
Desde el enrutamiento inteligente de llamadas hasta análisis en profundidad, estas funciones brindan un valor agregado que puede elevar significativamente la calidad de sus comunicaciones.
- Enrutamiento avanzado de llamadas: Llamadas directas según la hora del día, identificador de llamadas y más. En general, hace que la experiencia del cliente sea lo más fluida posible.
- Asistentes automáticos de varios niveles: Piense en ellos como recepcionistas digitales inteligentes. Saludan a quienes llaman y los guían a través de submenús para asegurarse de que se comuniquen con el departamento o la persona que están buscando.
- Almacenamiento ilimitado de grabaciones de llamadas: Almacenar grabaciones de llamadas durante un período prolongado o en grandes cantidades suele costar más, pero constituye una gran fuente de datos para el control de calidad y el cumplimiento normativo.
- Videoconferencia HD: Aporta un toque profesional y humano a la comunicación digital.
- Soporte dedicado: En lugar de llamar al mismo número gratuito que todos los demás, obtendrá acceso directo a un representante asignado que puede ayudarlo de inmediato.
- Características de seguridad: Cifrado, gestión segura de cuentas, protección contra fraudes y otros elementos esenciales de seguridad para garantizar que sus comunicaciones, sistemas y flujos de trabajo estén protegidos.
- Análisis e informes avanzados: Estos le ayudan a comprender patrones de comunicación y tomar decisiones basadas en datos.
Cada una de estas funciones premium conlleva sus propios costos adicionales, que a menudo se reflejan en una tarifa de suscripción mensual más alta o en costos de configuración inicial. Pero el valor que brindan al mejorar la comunicación, mejorar el servicio al cliente y garantizar que las operaciones comerciales se realicen sin problemas puede superar los costos, lo que las convierte en una inversión valiosa para muchas empresas.
