Cuando migra a UCaaS (Comunicaciones unificadas como servicio), las herramientas de voz, video, mensajería y colaboración se combinan en una única plataforma basada en la nube. Los empleados pueden iniciar sesión en un servicio único para todas las comunicaciones, que es más eficiente y más fácil de proteger.
Pero migrar desde un sistema heredado no es fácil. El tiempo de inactividad, los desafíos de transferencia de datos y los clientes frustrados pueden convertir una actualización en un dolor de cabeza.
Sin embargo, con la estrategia adecuada, puedes trabajar con un buen proveedor de UCaaS para garantizar una migración fluida: evite interrupciones, confusión y llamadas enojadas de clientes perdidos.
Desafíos de la migración UCaaS
Migrar desde un sistema heredado
Pasar de un sistema heredado antiguo generalmente implica problemas de compatibilidad, integración y migración de datos. Algunos de los problemas comunes incluyen:
- Incompatibilidad con sistemas en la nube: Los sistemas PBX y dispositivos analógicos más antiguos a menudo carecen de las integraciones necesarias para las plataformas UCaaS modernas.
- Dependencia del hardware: El hardware propietario vincula a las empresas con proveedores obsoletos y complica las actualizaciones.
- Limitaciones de la red: Es posible que los enrutadores y conmutadores heredados no admitan los requisitos de ancho de banda o QoS para una comunicación fluida de VoIP y video.
- Sobrecarga o redundancia del dispositivo: Las herramientas separadas para conferencias, faxes y correo de voz pueden generar ineficiencias al consolidar sistemas.
- Vulnerabilidades de seguridad: Los dispositivos obsoletos pueden carecer de cifrado o protocolos de seguridad modernos, lo que plantea riesgos durante el proceso de migración.
Para mitigar estos problemas, las empresas deben evaluar cuidadosamente su infraestructura actual y realizar las actualizaciones necesarias antes de migrar a UCaaS. También deben trabajar estrechamente con el proveedor elegido para verificar qué dispositivos funcionarán y cuáles deben actualizarse antes de la implementación.
A continuación se muestra una lista de algunos de los equipos que pueden generar obstáculos durante su migración a UCaaS:
- Teléfonos de escritorio analógicos: Es posible que sea necesario reemplazar los teléfonos más antiguos que utilizan cableado de cobre por modelos compatibles con VoIP.
- Sistemas PBX: Los sistemas locales a menudo carecen de las funciones o integraciones necesarias para las plataformas UCaaS.
- Teléfonos DECT: Es posible que los teléfonos inalámbricos diseñados para sistemas heredados no admitan los protocolos VoIP modernos.
- Buscapersonas: Los dispositivos de localización independientes requieren consolidación en UCaaS para agilizar la comunicación interna.
- Sistemas de megafonía: Los sistemas de megafonía pueden necesitar actualizaciones para integrarse con plataformas UC basadas en la nube.
- Máquinas de fax: Los dispositivos de fax físicos suelen requerir una solución de fax basada en la nube para garantizar la compatibilidad.
- Equipos de videoconferencia: Es posible que el hardware antiguo vinculado a plataformas propietarias no se integre con las herramientas de vídeo UCaaS.
- Enrutadores y conmutadores: Los dispositivos de red heredados pueden obstaculizar el ancho de banda y afectar el rendimiento de UCaaS.
- Sistemas de grabación de llamadas: Es posible que el hardware de grabación obsoleto no se ajuste a la gestión de llamadas basada en la nube.
- Dispositivos industriales especializados: Es posible que sea necesario reconfigurar o reemplazar herramientas como los sistemas de intercomunicación en el sector sanitario o los escáneres portátiles en el comercio minorista.
Algunos de estos equipos pueden funcionar con un adaptador, como una puerta de enlace VoIP para admitir teléfonos analógicos o un fax ATA que admita una impresora multifunción. Tenga las especificaciones para tecnología como buscapersonas, sistemas de megafonía y Dispositivos DECT disponible para conversaciones con proveedores.
La clave es descubrir desde el principio del proceso qué podrá seguir usando y qué debe reemplazarse por completo. Si descubre tarde en el proceso que algo no funciona, será mucho más complicado y costoso hacer un cambio.
Migrar desde otro sistema telefónico en la nube
Muchos proveedores de servicios telefónicos VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) ofrecen servicios de comunicaciones unificadas, pero a veces no admiten todos los canales y la tecnología que requiere una empresa, por lo que las empresas se ven obligadas a migrar a UCaaS. Para obtener más información, consulte esta publicación sobre las diferencias entre UCaaS frente a VoIP y cuando cada uno funciona mejor.
La buena noticia es que pasar de un sistema telefónico en la nube a UCaaS suele ser más sencillo que la transición desde un sistema heredado.
Pero no está exento de desafíos.
Agregar herramientas de mensajería, video y colaboración requiere una planificación cuidadosa para evitar interrupciones y garantizar una transición sin problemas. A continuación se detallan algunos desafíos comunes que enfrentan las personas durante este tipo de migración UCaaS:
- Superposición y redundancia de funciones: Es posible que las empresas ya utilicen herramientas independientes para mensajería o vídeo que dupliquen las capacidades de UCaaS.
- Capacitación y adopción de usuarios: Los empleados acostumbrados a sistemas más simples pueden necesitar ayuda para aprender nuevas funciones.
- Integración y migración de datos: Mover registros de llamadas, contactos y correo de voz entre sistemas puede resultar complejo.
- Optimización de la red: UCaaS impone mayores exigencias de ancho de banda y calidad de la red en comparación con un sistema telefónico en la nube.
- Ajustes de personalización: La replicación de flujos de trabajo y personalizaciones desde el sistema telefónico en la nube puede requerir una configuración adicional.
Existen beneficios obvios al consolidar diferentes herramientas de comunicación, como mensajería, videoconferencia y colaboración, que anteriormente se manejaban mediante sistemas separados. Pero requiere una planificación cuidadosa para evitar redundancias, garantizar una integración fluida y garantizar que todos los empleados se sientan cómodos utilizando la nueva plataforma.
Consulte nuestro documento técnico: Bienvenidos a la era UCaaS
Preparándose para una migración UCaaS sin problemas
Establezca algunos objetivos para asegurarse de una transición sin problemas para su equipo y sus clientes. Los puntos esenciales a considerar incluyen:
- Asegúrese de que su cronograma sea completo y específico.
- Agregar hitos y plazos para cada fase del proyecto.
- Asignar responsabilidades a los miembros del equipo, como mapeo de datos y pruebas del sistema.
- Planificación para obstáculos o desafíos inesperados.
- Establecer sesiones de comunicación periódicas con su proveedor de UCaaS.
A continuación, es hora de evaluar su infraestructura de comunicaciones actual. Algunas de las cosas que debe buscar en su auditoría son:
- Cuántos empleados y dispositivos utilizan el sistema.
- El tipo y frecuencia de comunicación utilizada, como voz, videoconferencia y mensajería.
- Las funcionalidades actuales de su sistema y cuáles están en uso.
- Limitaciones del sistema actual.
- Todo el hardware y software que utiliza para mantener su sistema en funcionamiento.
- Cualquier licencia y suscripción que pueda necesitar actualizar o renovar.
Finalmente, identifique fuentes recurrentes de fricción que podrían afectar negativamente su proceso de migración. Los puntos débiles comunes podrían incluir:
- Baja calidad para las llamadas.
- Falta de características o limitaciones que tiene en el sistema actual.
- Dificultad para colaborar entre diferentes equipos, departamentos o proyectos.
- Frustración al aprender otro sistema.
- Conflictos de hardware o software.
- Cuestiones relacionadas con la vigilancia y la confianza de los empleados.
- Problemas de rendimiento o confiabilidad inconsistentes.
- Falta de soporte de su proveedor actual.
- Complicaciones al agregar o eliminar usuarios y ajustar la configuración de seguridad.
- Frustración de las partes interesadas si no comprenden el proceso de migración.
Cuanto más detalladamente planifique con anticipación y coordine con todas las partes interesadas, más fluida será su migración a UCaaS. Al involucrar a los equipos clave desde el principio, puede identificar desafíos potenciales y garantizar que todos los sistemas estén alineados. Esto minimizará el riesgo de interrupciones o Violaciones del acuerdo SLA.
Este enfoque proactivo no solo reduce la probabilidad de interrupciones del servicio, sino que también garantiza una experiencia perfecta para sus clientes, ayudándoles a adaptarse al nuevo sistema con la mínima fricción.
Una última cosa, aunque esto debería ser evidente: asegúrese de tener una copia de seguridad de toda la información vital antes de realizar el cambio. Verifique que tenga un plan viable para recuperar los datos faltantes.
Capacitar a los empleados para una migración UCaaS
Migrar sistemas como las comunicaciones unificadas es tan difícil para su equipo como para usted. Para asegurarse de que todo salga según el plan, debe contar con un proceso de capacitación.
A continuación se muestran algunos tipos de formación en los que su empresa debería invertir:
- formación técnica para los empleados que serán responsables del uso y gestión del nuevo sistema. Esto incluye experiencia práctica con la plataforma UCaaS, así como resolución de problemas.
- Formación en comunicación para garantizar que su equipo sepa cómo utilizar eficazmente todos los canales de comunicación que ofrece UCaaS. Esto es particularmente importante si cambia desde un sistema que utiliza correo electrónico o llamadas telefónicas.
- Entrenamiento de seguridad educar a los empleados sobre la importancia de proteger la información confidencial y seguir los protocolos de seguridad.
- Capacitación en gestión del cambio. para asegurarse de que su equipo esté preparado para la transición y listo para adaptarse a nuevos procesos.
Algunos de sus agentes pueden mostrarse reacios al cambio. Después de todo, sus empleados son los que tendrán que aprender a utilizar otro software, en lugar de simplemente hacer una llamada telefónica. Asegúrese de permanecer abierto a las críticas y permita que los trabajadores expresen sus quejas libremente.
Migrar con el proveedor de UCaaS adecuado
Si bien la mayoría de los proveedores de UCaaS ofrecen servicios básicos similares, sus características, escalabilidad y capacidades de integración difieren ampliamente. Los proveedores varían en términos de enfoque: comprender lo que su empresa necesita antes de comenzar a buscar reducirá sus opciones.
La migración en sí misma puede presentar desafíos, especialmente si su sistema actual utiliza hardware más antiguo. Algunos proveedores requieren equipos nuevos, mientras que otros pueden adaptarse a los dispositivos existentes, lo que reduce los costos. Muchos proveedores de UCaaS también Proveedores de troncales SIPlo que significa que muchas empresas podrán seguir utilizando un PBX local mientras eliminan gradualmente los equipos antiguos.
La integración con herramientas existentes, como sistemas CRM o plataformas de colaboración, es otro factor importante, ya que la conectividad perfecta puede afectar significativamente el flujo de trabajo. Asegúrese de hablar con todas las partes desde el principio. Es posible que el departamento de ventas tenga su propio CRM o un marcador saliente que quieran seguir usando. Legal tendrá algunas ideas sobre Funciones de cumplimiento de IVR y cómo almacenar llamadas grabadas.
Cuanto más rápido pueda identificar lo que todos realmente necesitan (y esto llevará tiempo, tendrá que acosar a la gente), antes podrá comenzar a tener conversaciones significativas con los proveedores de UCaaS.
