Para los propietarios de pequeñas empresas, el fin de año significa cerrar los cabos sueltos financieramente. Este proceso se conoce como “cerrar los libros” en contabilidad. Garantizar que cada dólar atribuido a un año se registre con precisión es crucial para evitar que el nuevo año sea inexacto.
El mejor software de contabilidad, como QuickBooks Online, puede simplificar esta tarea. Sin embargo, hay muchos pasos a seguir para garantizar un borrón y cuenta nueva y una temporada de impuestos exitosa. Analicemos este proceso en detalle.
¿Por qué cerrar los libros?
Cerrar tus libros contables al final del año es fundamental por varios motivos:
- Exactitud: Garantiza que todas las transacciones financieras se registren correctamente, minimizando errores y discrepancias.
- Cumplimiento: Ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios y fiscales al proporcionar una imagen financiera clara y precisa.
- Análisis financiero: Le permite evaluar la salud financiera de su negocio, identificar tendencias y tomar decisiones informadas.
- Inicio limpio: Prepara tus libros para el nuevo año, evitando que transacciones pasadas interfieran con la contabilidad actual.
Si no contabilizas minuciosamente las finanzas de un año, puedes iniciar una reacción en cadena de cifras erróneas en el futuro. Este problema puede dar lugar a declaraciones de impuestos inexactas, gastos no reembolsados y una conclusión falsa de pérdidas o ganancias.
10 pasos para cerrar los libros
Contratar a un contador certificado puede resultar costoso para las empresas más pequeñas. Pero incluso sin un contador profesional disponible, puede seguir estos pasos para cerrar sus libros de manera efectiva.
1. Concilia tus cuentas bancarias
La conciliación garantiza que sus extractos bancarios coincidan con sus registros contables, destacando cualquier discrepancia que deba abordarse.
Cómo hacerlo
- Recopile todos los extractos bancarios y de tarjetas de crédito comerciales.
- Haga coincidir cada transacción en sus registros contables con sus extractos bancarios.
- Investigue y corrija cualquier diferencia.
- Documente el proceso de conciliación para referencia futura.
2. Revisa tus cuentas por cobrar y por pagar
Garantizar que todas las facturas de los clientes y proveedores estén registradas correctamente y actualizadas ayuda a mantener registros financieros precisos.
Cómo hacerlo
- Revise sus facturas abiertas para ver cuáles vencen antes de que termine el año.
- Envíe recordatorios de facturas vencidas y cancele cualquier deuda incobrable.
- Asegúrese de que todas las facturas vencidas antes del nuevo año estén pagadas y registradas.
3. Actualizar los registros de inventario
Los registros de inventario precisos son cruciales para determinar el costo de los bienes vendidos y la salud financiera general. También ayuda a calcular las pérdidas para que pueda tomar medidas para evitar robos y desperdicios.
Cómo hacerlo
- Realice un recuento de inventario físico para verificar sus niveles de existencias.
- Identificar los rubros con mayores pérdidas y desarrollar estrategias para reducir estas cifras.
- Determine si la cobertura de seguro o las estrategias fiscales pueden ayudar a mitigar los efectos de la pérdida de inventario.
4. Depreciación y amortización récord
El registro de la depreciación y la amortización refleja con precisión el valor de sus activos a lo largo del tiempo e impacta sus estados financieros.
Cómo hacerlo
- Consulte con su contador o la documentación del IRS para determinar el método de depreciación apropiado.
- Registre elementos, como bienes raíces e inventario, que estén sujetos a depreciación.
- Reúna recibos y registros de ventas para determinar el valor actual en comparación con el precio de compra original.
VER: Calculadora de depreciación de hardware de computadora (Premium de TechRepublic)
5. Devengar gastos e ingresos
La contabilidad devengada requiere que los gastos y los ingresos se registren cuando se incurren, no cuando el efectivo cambia de manos. Por lo tanto, deberá realizar un seguimiento de los costos y facturas que se produjeron durante el año, incluso si aún no ha recibido o enviado pagos por ellos.
Cómo hacerlo
- Identifique los gastos incurridos pero aún no pagados y los ingresos obtenidos pero aún no recibidos.
- Una vez que se produce el pago, debe aplicarse retroactivamente a las pestañas del año en curso.
- Atribuir erróneamente un pago al nuevo año dará la falsa impresión de más ganancias o pérdidas para ese año.
6. Generar estados financieros
Los estados financieros brindan una visión integral del desempeño financiero de su empresa y son esenciales para la preparación de impuestos y la planificación estratégica.
Cómo hacerlo
- Software como QuickBooks Online puede generar informes automáticamente en un instante.
- Alternativamente, puedes “seguir el dinero” manualmente y sumar cada transacción.
- La contabilidad por partida doble es crucial para crear informes que dejen un camino claro de dónde se fue cada centavo.
7. Haga una copia de seguridad de sus datos financieros
Garantizar que sus datos financieros tengan una copia de seguridad protege contra la pérdida de datos y facilita las referencias futuras. Esta fácil recuperación evita problemas si el IRS solicita un examen o si trabaja con un contador.
Cómo hacerlo
- Haga copias de todos los documentos. Este proceso puede resultar costoso con tinta y papel, pero vale la pena en caso de una auditoría u otros problemas.
- Haga una copia de seguridad de los archivos digitales en un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive.
- Tome fotografías o escanee recibos y guárdelos junto con otros documentos.
8. Revisar los documentos fiscales.
Revisar y preparar sus documentos tributarios garantiza que cumpla con las regulaciones del IRS y evite posibles sanciones. También conviene estudiar las nuevas regulaciones que entrarán en vigor el 1 de enero.
Cómo hacerlo
- Reúna todos los documentos fiscales necesarios, incluidos los W-2, 1099 y recibos de gastos deducibles.
- Revise el sitio web del IRS para ver anuncios sobre nuevas leyes y políticas.
- Consulte con su contador o software de presentación de impuestos para finalizar su declaración.
9. Consulta con tu contador
Un contador certificado puede brindar asesoramiento experto, garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales y ayudar a identificar problemas potenciales. Si aún no cuenta con un profesional de este tipo, considere hacer una lista corta de candidatos para considerar contratarlos a medida que su negocio crezca.
Cómo hacerlo
- Programe una reunión con su contador para revisar sus estados financieros y documentos fiscales.
- Discuta cualquier discrepancia o inquietud que pueda tener.
- Realice los ajustes recomendados antes de finalizar sus libros.
10. Planifica el próximo año
La planificación para el próximo año ayuda a aclarar las metas y expectativas financieras. Esta previsión facilita pronosticar cuánto tiempo llevará alcanzar la etapa de crecimiento deseada.
Cómo hacerlo
- Revise su desempeño financiero y establezca metas para el próximo año.
- Utilice información valiosa de sus estados financieros para tomar decisiones comerciales informadas.
- Actualice su presupuesto y proyecciones financieras a través de software como QuickBooks en línea.
la comida para llevar
Cerrar los libros contables al final del año es una tarea fundamental para los propietarios de pequeñas empresas. Garantiza precisión, cumplimiento y un panorama financiero claro, especialmente a medida que se acerca la temporada de impuestos. Utilizando programa de contabilidad simplifica este proceso al eliminar el trabajo manual, como el recuento de transacciones.
