Elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada puede mejorar enormemente la eficiencia y la producción de su equipo, mientras que elegir la metodología incorrecta tendrá exactamente el efecto contrario. Con tantas metodologías de gestión de proyectos diferentes disponibles, puede resultar difícil elegir cuál es la más adecuada para su proyecto. En esta guía, desglosamos las cinco metodologías de gestión de proyectos más populares para ayudarlo a decidir.
¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?
Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de herramientas y técnicas que ayudan a los equipos a organizar proyectos y realizar el trabajo de manera eficiente. Cada metodología de gestión de proyectos adopta un enfoque diferente para crear flujos de trabajo y procesos, y estructura los entregables y los plazos de entrega de manera diferente.
Las 5 mejores metodologías de gestión de proyectos
Metodología de cascada
La metodología en cascada es un proceso altamente estructurado y regimentado. A diferencia de otras metodologías de gestión de proyectos flexibles, en las que los equipos pueden avanzar y retroceder entre fases, la metodología en cascada requiere que completes un paso antes de pasar al siguiente. Cada fase se transmite a la siguiente como una cascada, como puedes ver en la captura de pantalla de Wrike, que es una Herramienta de gestión de proyectos en cascada.
Las cinco fases de la metodología en cascada incluyen requisitos, diseño, implementación, verificación y mantenimiento. En la fase de requisitos, el equipo describe las demandas esenciales que debe cumplir el proyecto. En la fase de diseño, el equipo diseña soluciones para cumplir con estos requisitos. En la fase de implementación, el equipo selecciona uno de los diseños y lo crea. En la fase de verificación, el equipo prueba la construcción del producto para asegurarse de que cumple con los requisitos. En la fase de mantenimiento, el equipo continúa corrigiendo errores y mejorando el producto después de su lanzamiento.
Pros y contras
Ventajas
- Proceso altamente organizado y estructurado que mejora la rendición de cuentas.
- Es más fácil mantener bajos los costos y mantenerse dentro del presupuesto.
- Los cronogramas precisos ayudan al equipo a cumplir los plazos.
- Mejor capacidad para medir el progreso.
Contras
- La estructura rígida dificulta la adaptación a los cambios.
- La retroalimentación mínima de los clientes puede generar problemas.
- Las pruebas solo se realizan al final del ciclo de vida del proyecto, por lo que es posible que haya problemas que no se detecten.
Cuándo usar
La metodología en cascada es una buena opción para los equipos que trabajan en proyectos que requieren un alto grado de precisión y confiabilidad, como las industrias de fabricación, construcción y aeroespacial. Este enfoque se utiliza mejor cuando el proyecto tiene un presupuesto, un cronograma y requisitos claros desde el principio y es poco probable que el cliente realice cambios en estos parámetros a mitad del proyecto.
Metodología ágil
Agile es una colección de múltiples metodologías de gestión de proyectos, incluidas Scrum, Kanban y Lean. Software de gestión de proyectos ágiles Agile se centra en el uso de pasos incrementales para iterar un proyecto y adaptarse rápidamente al cambio. No hay fases establecidas como en la metodología en cascada, y los equipos pueden avanzar y retroceder entre los distintos pasos según sea necesario. Agile también prioriza la retroalimentación continua de todas las partes interesadas a lo largo de todo el proceso.
Hay cuatro principios fundamentales de Agile, como se establece en el Manifiesto Ágil para el Desarrollo de Softwareque se publicó originalmente en 2001. Los cuatro principios son:
- Priorizar a los individuos y las interacciones sobre los procesos y las herramientas.
- Creación de software funcional a partir de documentación completa.
- Centrarse en la colaboración con el cliente por encima de la negociación del contrato.
- Responder al cambio en lugar de seguir un plan estricto.
Pros y contras
Ventajas
- Muy flexible y adaptable al cambio.
- Fomenta el trabajo en equipo colaborativo y multifuncional.
- Centrado en satisfacer las necesidades del cliente y recopilar comentarios de las partes interesadas.
Contras
- Menos predecible debido al alto nivel de flexibilidad.
- Recopilar comentarios de las partes interesadas prolonga el proceso de desarrollo.
- Es posible que la documentación no esté actualizada.
- El proyecto puede exceder el plazo y el presupuesto debido a la falta de estructura.
Cuándo usar
Agile es un buen enfoque para utilizar cuando el proyecto tiene requisitos ambiguos y las partes interesadas quieren participar activamente en el proceso de desarrollo. Agile se utiliza mejor en proyectos que no tienen plazos estrictos, ya que el enfoque iterativo suele prolongar el proceso. Agile también puede ayudar a fomentar la colaboración en equipos multifuncionales si buscas mejorarla.
Metodología Scrum
Scrum es una metodología ágil específica que fomenta la autoorganización de los equipos para trabajar en pos de un objetivo. Scrum recibe su nombre del rugby y toma prestados múltiples principios del mundo del deporte, como aprender de la experiencia y adaptarse al cambio. Un equipo Scrum está compuesto por un Scrum Master, que educa al equipo sobre Scrum y dirige las reuniones de Scrum; un Scrum Product Owner, que supervisa el registro del producto y la planificación del sprint; y los desarrolladores que realmente crean el software o el producto.
Los equipos de Scrum utilizan herramientas particulares llamadas artefactos y eventos específicos llamados ceremonias para realizar el trabajo. Los artefactos más importantes son el product backlog, que es una lista de todo el trabajo que se debe realizar, clasificado por prioridad; el sprint backlog, que se refiere a las tareas de mayor prioridad que se deben completar antes de la próxima fecha límite; y el incremento del producto, que es todo el trabajo completado en un sprint. Algunas ceremonias de Scrum comunes incluyen la planificación de primavera, las reuniones diarias de Scrum, las revisiones de sprint, las retrospectivas de sprint y la limpieza del backlog.
Pros y contras
Ventajas
- Metodología de gestión de proyectos flexible y adaptable.
- Los sprints cortos garantizan que el trabajo se complete rápidamente.
- Funciona bien para proyectos de ritmo rápido.
- Permite dividir proyectos grandes en resultados manejables.
Contras
- Requiere una amplia capacitación para su buena implementación.
- Los equipos pequeños pueden ser limitantes.
- Difícil de escalar en toda la organización.
- Difícil de integrar con otras metodologías de gestión de proyectos.
Cuándo usar
La mayoría de los sprints de Scrum duran un mes o menos, lo que hace que Scrum sea una buena opción para productos o funciones que se pueden completar rápidamente. La mayoría de los equipos de Scrum también están formados por menos de 10 personas, por lo que Scrum es más adecuado para proyectos que no necesitan un equipo muy grande para completarse. Scrum también funciona para proyectos más grandes que se pueden dividir en incrementos más pequeños y luego asignar cada uno a un equipo de Scrum.
Metodología Kanban
Kanban es otra metodología ágil popular que utiliza un tablero kanban muy visual para visualizar los flujos de trabajo y hacer un seguimiento del progreso. Los tableros kanban originales consistían en notas adhesivas en pizarras blancas y, si bien algunos equipos todavía usan este método hoy en día, muchos de ellos han cambiado a software kanban Como Trello, que ofrece tableros digitales. Cada tarjeta kanban representa una sola tarea y se ordenan en columnas en el tablero kanban según su estado.
Uno de los principios fundamentales de Kanban es limitar la cantidad de tareas que se pueden acumular en una sola etapa del flujo de trabajo en un momento dado. Esto ayuda a evitar cuellos de botella y sus retrasos relacionados y alienta al equipo a completar las tareas por completo antes de pasar al siguiente problema. Debido a esto, el propietario del producto también puede volver a priorizar el backlog según sea necesario sin interrumpir al equipo. Una vez que se completa una tarea, el trabajador selecciona otra tarjeta del backlog para trabajar en ella.
Pros y contras
Ventajas
- Los tableros kanban visuales muestran el estado de las tareas de un vistazo.
- Metodología sencilla y más fácil de aprender que Scrum.
- Prioriza la finalización de tareas para que los equipos realicen más trabajo.
- Ayude a reducir los cuellos de botella aumentando la visibilidad.
Contras
- No apto para proyectos con muchas interdependencias.
- Mejor para gestionar el trabajo a corto plazo que para la planificación a largo plazo.
- Simplifica excesivamente tareas complejas.
Cuándo usar
Los tableros Kanban se utilizan mejor para gestionar tareas discretas que no se superponen mucho ni tienen muchas interdependencias. Kanban también es mejor para gestionar el trabajo actual que debe completarse en el futuro cercano; una metodología diferente puede ser más adecuada para la planificación estratégica a largo plazo.
Inclinarse
La fabricación eficiente comenzó en Toyota Production Systems en las décadas de 1950 y 1960 y, si bien sigue siendo popular en el sector manufacturero, desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en una metodología de gestión de proyectos más flexible que se utiliza en una variedad de industrias. La fabricación eficiente tiene dos pilares principales: la mejora continua y el respeto por las personas.
Otra cualidad que distingue a la metodología lean es que prioriza la reducción de desperdicios y el aumento de la eficiencia. Los ocho tipos de desperdicios que la manufactura esbelta busca reducir son: movimiento, inventario, espera, defectos, sobreproducción, transporte, sobreprocesamiento y potencial humano.
Pros y contras
Ventajas
- La reducción de residuos suele traducirse en mayores beneficios.
- La producción justo a tiempo ayuda a reducir el exceso de inventario y mejorar el flujo de caja.
- Puede darle a su empresa una ventaja competitiva en un campo abarrotado.
Contras
- El margen de error es bajo.
- Cualquier retraso o interrupción puede causar problemas en el inventario justo a tiempo.
- Puede resultar difícil conseguir aceptación para un cambio organizativo tan radical.
Cuándo usar
Lean no es solo una metodología específica de gestión de proyectos, es una filosofía empresarial completa y, como tal, es mejor que la implementen las empresas que están totalmente comprometidas con ella. Funciona especialmente bien en la fabricación, pero también tiene aplicaciones en la atención médica, las ventas, el marketing y el desarrollo de software.
Cómo elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada
La metodología de gestión de proyectos adecuada para sus necesidades dependerá de la naturaleza del proyecto, los miembros de su equipo y la cultura de su organización. No existe una metodología única que sea la mejor opción para cualquier proyecto o situación, por lo que debe considerar cuidadosamente el contexto y los requisitos para seleccionar la metodología de gestión de proyectos que se ajuste a ellos.
Una misma empresa o incluso un mismo equipo pueden elegir una metodología diferente para cada proyecto según sus necesidades. Por ejemplo, la metodología en cascada puede utilizarse para un proyecto con un plazo de entrega ajustado, mientras que la metodología kanban puede utilizarse para eliminar un montón de pequeñas tareas de la cola. Algunos equipos incluso combinan dos metodologías diferentes para crear un enfoque que les funcione.
Sea cual sea la metodología que elija, necesitará el software y las herramientas adecuados para respaldarla. Vea nuestras selecciones de expertos para El mejor software de gestión de proyectos para ver qué opciones hay.
