¿Qué es un sistema CRM?
Software de CRM es una plataforma de ventas y marketing que alberga y rastrea toda la información de clientes potenciales y potenciales de una empresa. Estas soluciones están diseñadas para ayudar a gestionar procesos y flujos de trabajo de ventas completos, desde la generación de clientes potenciales hasta el cierre de negocios.
El proceso de incorporación y configuración puede ser comprensiblemente intimidante, por eso hemos elaborado esta guía para principiantes que le permitirá comprender los conceptos básicos del uso de una herramienta de CRM.
Hay muchos elementos que intervienen a la hora de determinar qué información necesita para comenzar a utilizar un CRM, como su experiencia técnica, su sector, si está configurando un nuevo CRM por primera vez o si está transfiriendo datos de uno existente.
Estos siete pasos deberían ayudarle a visualizar cómo utilizar progresivamente un CRM para capitalizar todos los beneficios que puede aportar.
Cómo utilizar un CRM
Paso 1 – Importar datos
Lo primero que debe hacer es transferir todos los datos existentes de hojas de cálculo, documentos y otros almacenes digitales a la plataforma CRM única. Los proveedores de CRM ayudan a lograrlo al permitir la migración de datos directamente desde una hoja de cálculo o a través de API e integraciones.
Una de las principales ventajas del software CRM es que los datos de los clientes ya no se almacenarán en silos en varias ubicaciones. Si tiene muchos datos dispersos para importar, consulte con su proveedor para ver si ofrece asistencia para la migración. Algunos ofrecen esta asistencia de forma gratuita para determinados niveles de plan, mientras que otros la ofrecen como un servicio complementario.
Aunque al principio parezca desorganizado, introducir los datos en la plataforma es el primer paso más importante por razones de seguridad. Una vez que estén en el sistema CRM, puedes empezar a segmentar los datos según tus necesidades.
Paso 2 – Integrar herramientas
Un factor importante que utilizo para evaluar proveedores de CRM Es su capacidad de integración. Para poder utilizar un CRM en todo su potencial, es importante integrarlo con sus herramientas de marketing y ventas existentes lo antes posible.
Esto garantizará que los datos se compartan de forma adecuada durante todo el proceso de transición o configuración. Por ejemplo, un proveedor de correo electrónico, una herramienta de comunicación interna como Slack o un software de facturación deben integrarse de inmediato para que se pueda realizar un seguimiento adecuado.
Asegúrese de elegir un software CRM que se integre con sus herramientas existentes o que ofrezca funciones que puedan reemplazar esas herramientas dentro del sistema CRM. Esto es particularmente importante si emplea una estrategia de marketing y ventas multitáctil que involucra a varios departamentos diferentes.
Paso 3: Desarrolle un ciclo de CRM
Debería poder transferir su proceso de ventas existente a la nueva herramienta de CRM y comenzar a usarlo de inmediato, pero la etapa de implementación también es una oportunidad para agregar y administrar etapas o estrategias más complejas.
Una vez que el proceso y el flujo de ventas básicos se hayan introducido en el CRM, puede comenzar a desarrollar un ciclo de CRM más específico. Las etapas comunes del ciclo de CRM incluyen cómo se recopila información y datos de los clientes, qué canales de comunicación se utilizan para las interacciones con los clientes y cómo se medirán y evaluarán las métricas de ventas.
VER: Conozca más sobre los componentes clave de un Ciclo de CRM.
Paso 4 – Capacitar a los usuarios
Típico Precios de CRM Funciona cobrando a la empresa por cada usuario de la plataforma. Ya sea que espere unos pocos usuarios o unos cientos de usuarios, es importante presentarles el nuevo software de CRM con capacitación, recursos y sesiones de intercambio de conocimientos. De esta manera, los representantes de ventas y los gerentes se sienten cómodos con la nueva tecnología y pueden actualizar adecuadamente el estado, las ofertas y más.
Algunos sistemas CRM ofrecen a los usuarios tutoriales en la aplicación, recursos de capacitación grupal e incluso bases de datos de conocimientos detalladas sobre las mejores prácticas. Considere la posibilidad de realizar varias sesiones de capacitación diferentes según el departamento, el rol o el nivel de habilidades de los empleados que usarán el software CRM.
Un beneficio adicional de este paso es que los equipos podrán usar la plataforma CRM para resolver cualquier problema en sus flujos de trabajo, identificar errores en la propia herramienta y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales.
Paso 5 – Automatizar tareas
Un común Función CRM Es la capacidad de automatizar tareas de marketing o ventas. Una vez que sus usuarios estén en la herramienta CRM y estén un poco más familiarizados con ella, es hora de crear automatizaciones que puedan facilitarles aún más el trabajo.
Por ejemplo, si un cliente envía una consulta en línea o completa un formulario en su sitio, se podría enviar un correo electrónico de seguimiento a su bandeja de entrada mientras un representante de ventas se prepara para interactuar con él. O una vez que se cierra un trato, las automatizaciones podrían activar tareas posteriores a la venta, como la entrada de datos o la programación.
Existen innumerables formas de organizar un flujo de trabajo de automatización para conectar pasos. Es importante comprender que puede haber un poco de prueba y error, por lo que sugeriría probar las automatizaciones a menor escala antes de implementarlas a mayor escala.
Muchos software de CRM que admiten la automatización tienen un límite en la cantidad de usos en un período de tiempo determinado, como por mes o por ciclo de facturación. Es fundamental comprender claramente esos límites para no encontrarse con pausas de trabajo imprevistas o tener que gastar en exceso.
Paso 6 – Implementar nuevas campañas
Una vez que haya integrado herramientas de terceros existentes o nuevas y configurado automatizaciones, es momento de comenzar a implementar nuevas campañas.
Cuando se crean campañas de marketing por correo electrónico, campañas de seguimiento de ventas y flujos de trabajo mediante una herramienta de CRM, se generan automáticamente nuevos clientes potenciales y se canalizan hacia el software. Esa generación de clientes potenciales puede desencadenar campañas de desarrollo de clientes potenciales gestionadas por representantes de ventas específicos, que ya tienen todos los datos de los clientes a su alcance.
Todo este contexto integrado mejora la experiencia del cliente y ayuda a su equipo a cerrar acuerdos más rápidamente.
Paso 7 – Analizar los informes de CRM
Las capacidades de generación de informes de un CRM son muy valiosas. Una vez que haya implementado los flujos de trabajo básicos en su sistema CRM y pueda realizar un seguimiento de las transacciones dentro del proceso de venta, es importante consultar periódicamente los informes y los análisis de ventas.
Estos informes generados automáticamente pueden mostrar el rendimiento individual, de equipo o empresarial, el seguimiento de los ingresos, el éxito de las campañas y mucho más. Esta información debe utilizarse para tomar decisiones comerciales sobre cómo utilizar el CRM y desarrollar estrategias de venta.
Por ejemplo, si hay altas tasas de clics en una campaña de marketing por correo electrónico, pero no hay una mejora importante en las tasas de conversión, la empresa debería considerar dedicar más tiempo a la gestión de clientes potenciales para convertir esos clics interesados en clientes reales. O bien, si observa una alta tasa de conversión en las llamadas realizadas en un momento determinado o en un determinado día de la semana, es posible que desee ajustar los horarios del personal para aprovechar esa tendencia.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un CRM?
La implementación del software CRM puede Beneficia tu negocio de múltiples maneras. Sin importar cuál sea su intención con el software, ya sea para marketing, ventas o informes, una herramienta CRM actúa como un centro neurálgico para toda la información del cliente. Debido a que el software CRM es escalable, una pequeña empresa puede beneficiarse tanto como un empresay el sistema puede adaptarse para satisfacer sus necesidades a medida que el negocio crece.
Algunos beneficios clave que vale la pena destacar son:
- Integridad de los datos: Reduzca o elimine totalmente los errores de ingreso de datos o inconsistencias en las cuentas con sistemas digitales seguros.
- Segmentación de clientes potenciales: Cree e implemente campañas de generación de clientes potenciales diseñadas con información respaldada por datos sobre su perfil de cliente ideal.
- Información avanzada: Vea datos valiosos, como el seguimiento del rendimiento o los ingresos, en paneles fáciles de digerir que ayudan a los tomadores de decisiones a diseñar estrategias para iniciativas de ventas.
- Comunicación interdepartamental: Optimice toda la comunicación entre los equipos de marketing, ventas y soporte, o entre representantes individuales y gerentes en un solo lugar con toda la actividad registrada.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es fácil de usar CRM?
Dado que las plataformas CRM están pensadas para que las utilicen representantes de ventas, gerentes, analistas de marketing y más, están diseñadas para ser intuitivas y accesibles para personas de cualquier nivel de habilidad técnica. También es común ver a los proveedores de CRM populares publicitar su plataforma como “sin código”, lo que significa que se pueden crear personalizaciones y automatizaciones sin ningún conocimiento especializado. Todo esto puede ayudar a impulsar la facilidad de uso de la herramienta. Además, seguir las pautas generales Mejores prácticas Puede garantizar que los usuarios trabajen en el software de la forma más eficiente posible.
¿Cuál es la herramienta CRM más sencilla de utilizar?
Si bien identificar un CRM fácil de usar puede ser subjetivo, descubrí que Freshsales, Creatio, Less Annoying CRM y Pipedrive recibieron comentarios positivos y reales de los usuarios sobre la facilidad de uso. La facilidad de uso debería ser un factor importante a tener en cuenta al investigar una solución, pero también deberían serlo las integraciones y las funciones básicas y avanzadas. El costo también es un factor importante que podría priorizarse sobre estos; por ejemplo, CRM gratuitos Suelen ser muy buscados.
