Instalar un sistema VoIP en tu empresa es un poco más complicado que el que tienes en casa. La instalación de VoIP residencial es plug-and-play: todo lo que tienes que hacer es configurar tu adaptador, conectar tus dispositivos y comenzar a llamar.
En el caso de una configuración de VoIP corporativa, hay más factores que tener en cuenta a la hora de gestionar la implementación. Pero hay varias formas de hacer que el proceso parezca sencillo, incluso si no se cuenta con soporte de TI interno.
Consejo 1: Elija VoIP alojado
Actualmente hay tres tipos de implementación de VoIP disponibles:
- VoIP alojado:También llamado VoIP basado en la nube, esto significa que su proveedor de VoIP mantiene, actualiza y protege toda la infraestructura de su sistema telefónico (menos los dispositivos físicos que tiene en su posesión). Todo lo que su equipo tiene que hacer es iniciar sesión en el sistema desde un navegador web o una aplicación para usarlo.
- VoIP local:Esto es todo lo contrario. Usted aloja, mantiene y protege todo el sistema, desde los servidores de datos y los puntos de conexión hasta las actualizaciones de software. Si bien esto es excelente para empresas con requisitos especiales de cumplimiento y seguridad, es muy costoso y requiere una gran cantidad de recursos. Con tantos proveedores de VoIP alojados increíbles, rara vez recomiendo esta opción.
- VoIP híbrido:A veces, ni lo uno ni lo otro son posibles ni rentables. Muchas empresas ya han invertido decenas o cientos de miles de dólares en su propia infraestructura, dependen en gran medida de la seguridad de su sistema heredado o tienen algunos usuarios que necesitan funciones más modernas. En estos casos, las empresas pueden mantener algunos componentes y obtener el resto de su proveedor de VoIP.
Entre estas opciones, VoIP alojado Es la opción más fácil de implementar. No tendrá que preocuparse por el software, el espacio del servidor, las redundancias ni las actualizaciones. Además, recibirá ayuda del proveedor durante todo el proceso, lo que la convierte en una excelente opción para las empresas que no cuentan con sus propios expertos en TI.
Antes de empezar a comparar precios, te recomiendo Comprobando la fuerza de tu conexión a InternetEl ancho de banda, la velocidad y la limitación afectarán la calidad de las llamadas y la cantidad de llamadas que puede realizar en un momento determinado. Si su conexión a Internet no es lo suficientemente potente, le sugiero que actualice o agregue una red independiente solo para su sistema VoIP.
Una vez que hayas elegido un Proveedor de VoIPPodrás comprar un nuevo número de teléfono o transferir tu número actual sin costo alguno. Transferir un número puede llevar algunas semanas, por lo que deberás seguir usando tu sistema actual hasta que se complete el proceso.
Consejo 2: Consigue teléfonos preaprovisionados
Puede comprar teléfonos de escritorio nuevos de cualquier proveedor, siempre que sean compatibles con su nuevo sistema. Pero la forma más fácil es obtenerlos directamente de su proveedor de VoIP.
Configurarán todo por ti, incluida la dirección de control de acceso a medios (MAC) de cada teléfono. Se trata de un código de 12 dígitos asignado a cada dispositivo que le permite acceder a Internet a través de tu red.
También los incluirán en la lista blanca para que todos los dispositivos estén listos para funcionar desde el primer momento. No se requieren configuraciones complejas ni autorizaciones.
Muchas empresas no necesitan teléfonos de escritorio. Las funciones de softphone permiten que cualquier persona que haya iniciado sesión pueda realizar o recibir llamadas directamente desde su computadora o dispositivo móvil. Esta opción facilita aún más la implementación, pero no siempre es una opción. Otra opción es comprar dispositivos reacondicionados o usados para ahorrar un poco de dinero.
Consejo 3: Priorizar la estabilidad de la red
La calidad de las llamadas VoIP depende de mucho más que la velocidad de Internet. La mayoría de las llamadas VoIP requieren solo 0,15 megabits por segundo; las conexiones a Internet domésticas típicas tienen velocidades de alrededor de 3 Mbps, que es aproximadamente 20 veces más rápida de lo que necesitas.
La estabilidad de la red suele ser la verdadera culpable de los ecos, los retrasos y las llamadas entrecortadas. Por lo tanto, es una buena idea comprobarlo antes de que su equipo empiece a utilizar el nuevo sistema. A continuación, se indican algunos problemas comunes de estabilidad de la red que puede que tenga que solucionar.
Calidad del servicio
Básicamente, esto significa aprovechar el ancho de banda para priorizar las llamadas VoIP. Con algunos ajustes, puedes configurar tu enrutador para priorizar el tráfico VoIP y dejar otras actividades, como las descargas o la navegación web, en un segundo plano. Para llevarlo un paso más allá, algunos enrutadores permiten priorizar el tráfico de dispositivos individuales.
Estado latente
Este es el tiempo que tardan los paquetes de datos en viajar desde su origen (la persona que habla) hasta su destino (la persona del otro lado). Una latencia alta implica un retraso elevado, lo que da lugar a conversaciones dolorosas y frustrantes. 150 milisegundos es un buen estándar para evitar interrupciones y respuestas notablemente lentas del sistema.
Estar nervioso
Se refiere al retraso de los paquetes de datos recibidos en una red. Una vez que un paquete de datos ha llegado a su destino, el jitter se refiere a cualquier retraso que tenga la red receptora al descomprimirlo. Una de las formas más efectivas de combatir el jitter es mediante una conexión Ethernet. Alternativamente, las señales de Wi-Fi fuertes también pueden ayudar.
Consejo 4: Trate la seguridad como un requisito
Los espías y piratas informáticos con malas intenciones son más comunes que nunca, por lo que la seguridad es un componente esencial de su configuración, no una ocurrencia de último momento.
El cifrado es una de las mejores formas de mantener seguro el sistema, pero no es una configuración predeterminada para muchos sistemas VoIP. Esto es particularmente cierto si va a optar por una implementación local o híbrida. Con VoIP alojado en la nube, debería poder solicitarlo o activarlo usted mismo si aún no está activado. Busque un sistema que utilice TLS 1.3 como mínimo.
Además del cifrado, también debes considerar:
- Configuración del firewall:Siempre que se realiza una llamada, la conexión entre usted y el dispositivo receptor se denomina Protocolo de inicio de sesión. La configuración de un firewall garantizará que el tráfico SIP pueda pasar y bloqueará el acceso no autorizado al sistema; esto garantiza que las partes conectadas sean las únicas que escuchen.
- Instalación de una red privada virtual:Muchas empresas aprovechan una VPNespecialmente si sus empleados trabajan desde casa o tienen requisitos de seguridad estrictos.
- Autenticación de dos factores:Configuración de una 2FA simple Es una de las formas más efectivas de proteger las cuentas de usuario en todos los ámbitos.
Consejo 5: Opte por equipos de alta calidad
Desde teléfonos de escritorio hasta auriculares, invertir en hardware de primera calidad vale la pena. No solo tendrá menos problemas de longevidad, sino que también obtendrá más funcionalidad y podrá aprovechar al máximo su nuevo sistema.
No todo el mundo necesita teléfonos de gama alta, pero para quienes sí los necesitan, vale la pena pagar el precio adicional. Lo mismo ocurre con los auriculares, los adaptadores y los dispositivos para salas de conferencias. Pagar más por adelantado por la calidad puede acabar costando menos a largo plazo, ya que no tendrás que reemplazarlos más adelante.
Tenga en cuenta el tipo de trabajo que realiza su equipo y las funciones que pueden requerir a diario al tomar sus decisiones de compra. Por ejemplo, si los representantes pasan muchas horas usando auriculares, asegúrese de elegir un producto que sea duradero y cómodo para un uso prolongado. O, si su centro de llamadas opera con un escritorios compartidos modelo, necesitarás teléfonos que admitan el inicio de sesión desde cualquier dispositivo.
Es mejor asegurarse de que el equipo cumpla con todos sus requisitos desde el principio, porque de lo contrario podría perder tiempo y dinero actualizándolo.
Consejo 6: Personaliza tu sistema VoIP
Desde automatizaciones, atajos y flujos de trabajo simples y optimizados hasta complejos, vale la pena el esfuerzo adicional para personalizar su sistema VoIP antes de implementarlo.
A continuación se presentan algunas características estándar que vale la pena considerar al principio:
- Desvío de llamadas: Esto le permite redirigir las llamadas a un número diferente. Digamos que alguien llama a su empresa fuera del horario de atención: puede configurarlo para que suene el teléfono del propietario y así asegurarse de que no quede nada sin respuesta.
- Distribución automática de llamadas:Esto enruta las llamadas detrás de escena para facilitar la vida de todos. Un sistema ACD analiza todo lo que sabe sobre la persona que llama y decide a quién debe dirigirse la llamada. Funciona particularmente bien cuando se conecta con su Software de CRM.
- No molestar¿No quieres interrupciones? Puedes activar esta función para pausar temporalmente las notificaciones de llamadas. Incluso puedes redirigir esas llamadas a otra persona.
- Respuesta de voz interactiva:Si alguna vez siguió una instrucción de voz para presionar un número y dirigir su llamada, entonces interactuó con un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR). Este permite que las personas que llaman se dirijan a sí mismas en función de lo que necesiten. Puede funcionar en conjunto con el ACD para liberar a los agentes y llevar a las personas que llaman a donde quieren ir lo más rápido posible.
Consejo 7: Tómate el tiempo para capacitar a tu equipo
Es posible que muchas personas de su equipo puedan descubrir por sí solas cómo utilizar el nuevo sistema. Esto es fantástico, pero también puede generar inconsistencias en el servicio, lo que a su vez causa más problemas más adelante.
Aproveche todos los recursos que tiene su proveedor de VoIP para incorporar a las personas a un nuevo sistema. Muchos tienen módulos y materiales de capacitación disponibles en línea y, si se trata de una implementación lo suficientemente grande, incluso pueden ofrecer un representante de la empresa dedicado a capacitar a los empleados. Algunos también ofrecen tutoriales en la aplicación para productos de softphone.
Recomiendo encarecidamente que se realice al menos una sesión de capacitación para todos los participantes, de modo que todos reciban las mismas instrucciones e información sobre los flujos de trabajo esperados. Organizar un seminario dedicado con llamadas de prueba también les da a las personas menos expertas en tecnología la oportunidad de hacer preguntas, probar por su cuenta y aprender lo que necesitan en un entorno seguro.
Consejo 8: Preinstalar aplicaciones en los dispositivos de trabajo
Incluso si utiliza teléfonos de escritorio, instalar la aplicación en el dispositivo móvil o la computadora que le proporcione el trabajo a cada usuario les brinda otra forma de usar el sistema. También les dará a quienes puedan configurar sus propios ajustes sin necesidad de ocupar recursos del equipo de TI.
Es importante preinstalar estas aplicaciones antes de poner en funcionamiento el sistema VoIP, de modo que haya tiempo para solucionar cualquier problema o pregunta sobre la funcionalidad. Una vez instaladas, los usuarios podrán realizar o recibir llamadas desde cualquier lugar, lo que abre más posibilidades para el trabajo remoto o las operaciones de emergencia.
Consejo 9: Aproveche otras integraciones de software
Las integraciones conectan su sistema VoIP con las demás herramientas comerciales que su equipo usa todos los días. Veo que muchas empresas las ignoran porque creen que las integraciones serían difíciles de configurar.
Sin embargo, la mayoría de los proveedores de VoIP tienen funciones de integración con un solo clic que hacen que la instalación sea realmente sencilla. Los sistemas de VoIP pueden integrarse con soluciones CRM, herramientas de colaboracióny software de programación. Si tiene un desarrollador en su personal, puede aprovechar las API para conexiones personalizadas y una experiencia de usuario aún mejor.
Consejo adicional: controle el presupuesto
La VoIP es conocida por sus tarifas ocultas, que incluyen impuestos, tarifas de cumplimiento y gastos basados en el uso. No es raro que la primera factura sea una sorpresa total y que las facturas posteriores varíen de un mes a otro. También hay que pensar en los costos de actualizar la conexión a Internet, instalar VPN, uso internacional, dispositivos, adaptadores y más.
Te recomiendo que leas esto Guía de precios de VoIP para obtener una descripción general completa de qué esperar y cómo presupuestar un sistema VoIP.
