Hay tantas tecnologías de comunicación nuevas disponibles que es fácil sentirse abrumado por todas las siglas. Afortunadamente, la mayoría de las decisiones de compra actuales se reducen a elegir entre dos tecnologías clave: UCaaS o VoIP.
UCaaS (comunicaciones unificadas como servicio) combina múltiples canales de comunicación en una única plataforma. En ella, los usuarios pueden gestionar mensajes de texto, chats de equipo, faxes, llamadas telefónicas (vía VoIP), reuniones por vídeo y redes sociales en un único lugar.
VoIP (voz sobre protocolo de Internet) es una tecnología que permite realizar llamadas telefónicas a través de Internet.
Puedes comprar servicios de VoIP por separado, pero normalmente se venden con otros canales de comunicación, lo que técnicamente los convierte en soluciones UCaaS. Por lo tanto, la línea divisoria entre UCaaS y VoIP no es tan grande.
¿En resumen? VoIP solo incluye voz, que es un elemento único de UCaaS. Hoy en día, la gente usa ambos términos para describir lo mismo: una solución UCaaS que utiliza tecnología VoIP para llamadas telefónicas.
Pero si está tratando de decidir entre un servicio de VoIP independiente y una plataforma de comunicaciones todo en uno, esta publicación es para usted.
UCaaS vs VoIP: Comparación de características, ventajas y desventajas
Plataformas VoIP ofrece llamadas basadas en la nube, lo que le permite a usted y a su equipo realizar y recibir llamadas telefónicas en cualquier dispositivo que esté conectado a Internet (conocido como tecnología softphone).
Incluyen funciones telefónicas estándar, como es de esperar, como correo de voz, transferencias, música en espera, un número o extensión para cada persona de su equipo, un asistente automático, grabación de llamadas y capacidades de enrutamiento de llamadas. Algunas también pueden incluir mensajes de texto.
Estos sistemas son simples, directos y adecuados para las necesidades básicas de llamadas.
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Con Soluciones UCaaSVoIP es solo una parte. Obtendrás las mismas funciones, herramientas y capacidades, pero también obtendrás mucho más.
Según el proveedor, obtendrás voz, video, fax, mensajes de texto, conferencias de audio, mensajería en equipo y uso compartido de archivos incluso con el plan más económico. Con cada canal diferente, obtendrás una variedad de funciones adicionales que no encontrarás en las soluciones solo de VoIP.
Por ejemplo, puede obtener pizarra, compartir pantalla, anotaciones y fondos virtuales divertidos para videoconferencias.
Con el chat en equipo, es posible que veas canales basados en temas, chat grupal y capacidades 1:1 con reacciones de emoji y configuraciones de notificación personalizables.
Además de eso, las soluciones UCaaS centralizan todo, lo que facilita el seguimiento de la comunicación en todos los canales: por ejemplo, puede obtener una bandeja de entrada centralizada que combina redes sociales, chat en vivo, correo electrónico y mensajes de texto que su equipo puede revisar en conjunto a medida que llegan.
Al comparar UCaaS con VoIP, puede ser útil pensar en VoIP como la opción simple y UCaaS como la más compleja.
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VER: Comparar RingCentral y Nextivados de los principales proveedores de UCaaS.
Cómo saber si necesitas UCaaS o VoIP
Es difícil decir cuál es la mejor opción para usted sin hablar con usted y comprender su situación. Sin embargo, lo que sí puedo hacer es explicarle qué hacer en distintas situaciones para que su decisión sea lo más sencilla posible.
1. Quiere que su equipo utilice los dispositivos que ya tiene (UCaaS)
Cualquier tipo de sistema puede funcionar bien si los usuarios traen sus propios dispositivos. Sin embargo, es probable que UCaaS sea la mejor opción.
La seguridad es un desafío inherente a este tipo de configuración. Todos tienen dispositivos diferentes y es posible que mantengan o no sus aplicaciones actualizadas. También es difícil de aplicar Políticas de seguridad para traer su propio dispositivo (BYOD).
Sin embargo, la belleza de UCaaS es que todo está en una sola aplicación. No será necesario instalar seis aplicaciones, administrar seis inicios de sesión ni mantenerlas todas actualizadas.
Además, es más fácil para las empresas configurar protocolos de seguridad dentro del sistema, incluidas reglas para diferentes tipos de comunicación, configuraciones de cifrado, acceso a los datos del usuario y controles de acceso de usuario. De esta manera, la mayor parte de la carga de seguridad recae en el backend, en lugar de obligar al usuario final a manejarla.
2. Tiene una amplia gama de necesidades de comunicación (UCaaS)
Si su empresa se comunica a través de muchas plataformas, como mensajes de texto, videoconferencias y chat en equipo, UCaaS ofrece una experiencia más centralizada.
Técnicamente, puedes obtener todas estas herramientas por separado, pero eso puede costar más, requiere suscripciones independientes y crea un entorno desarticulado. Para equipos más pequeños, todo eso por sí solo puede ser motivo suficiente para optar por UCaaS.
Lo mismo es cierto para centros de contacto Manejo de grandes volúmenes.
Si solo habla con clientes por teléfono y ya tiene una aplicación para comunicación interna, una solución de centro de llamadas de solo voz podría funcionar bien.
Pero si también te comunicas con los clientes a través de redes sociales, mensajes de texto, chat en vivo o videoconferencias, una plataforma omnicanal facilita la gestión de todo. También es una buena forma de consolidar los canales de comunicación si actualmente te sientes desorganizado.
3. Su equipo es remoto o híbrido (UCaaS)
Los equipos remotos necesitan herramientas de comunicación en tiempo real; muchos también dependen en gran medida de las videoconferencias para mantenerse sincronizados. Para mi equipo, estos dos canales son indispensables.
Sin embargo, también tenemos empleados que necesitan capacidades de llamada.
UCaaS nos facilita la vida en todos los aspectos. Todo está centralizado en un solo lugar, todos los miembros de nuestro equipo tienen acceso a todos los canales que utilizan y solo tenemos que gestionar una suscripción. Desde el punto de vista de TI, no hay nada más sencillo.
No contamos con un equipo de TI. Ningún miembro de nuestro equipo tiene experiencia, pero podemos gestionar el sistema por nuestra cuenta.
Ya sea que su equipo use sus propios dispositivos o usted proporcione teléfonos y computadoras, administrar una aplicación es mucho más fácil que administrar varias, especialmente en un entorno remoto donde no puede simplemente caminar por el pasillo y solucionar problemas juntos.
4. Solo necesitas capacidades de voz (VoIP)
No es raro que las empresas utilicen Slack para mensajería, Zoom o Google Meet para videoconferencias y Google Drive para compartir archivos.
Si usted es una de esas empresas, es posible que no necesite una solución UCaaS con todas las funciones. Cambiar todas esas herramientas al mismo tiempo también puede resultar disruptivo y confuso.
Como dice el viejo refrán: si no está roto, no lo arregles.
Hay muchas plataformas que solo admiten voz, como Google Meet y OpenPhone, que puedes agregar a tu conjunto de tecnologías. Son más económicas, más simples y más livianas en general porque solo hacen una cosa.
La descentralización de los canales de comunicación también significa que puede obtener las mejores soluciones de su clase. En lugar de una herramienta UCaaS que es buena para los teléfonos pero frustrantemente mala para el video o el chat en equipo, puede elegir qué herramientas funcionan mejor para su equipo.
Reemplazar uno por otro no daña todo el ecosistema como lo haría un dispositivo todo en uno.
Además, obtendrás más control sin pagar por un montón de funciones que no vas a utilizar.
Si está cambiando de un sistema telefónico tradicional, VoIP por sí solo es más un reemplazo uno a uno. Tiene más sentido reemplazar un sistema de solo voz por otro. VoIP ofrece muchas de las mismas funciones con las que están familiarizados sus usuarios, como correo de voz, reenvío de llamadas y transferencias, sin la complejidad adicional de otros canales de comunicación.
5. Tu presupuesto es reducido (VoIP)
Si bien existen soluciones UCaaS asequibles, las plataformas que solo utilizan VoIP suelen ser más económicas porque no ofrecen tantas funciones. El software es más simple, más fácil de mantener y más fácil de instalar, por lo que al proveedor le cuesta menos ofrecerlo.
Cuanto más detalles agregue al sistema, más alto será el precio.
Si su presupuesto es pequeño, un servicio de VoIP asequible es una forma eficaz de brindarle a su equipo capacidades de llamadas y voz sin gastar una fortuna.
Algunos de los sistemas VoIP más económicos cuestan entre 10 y 15 dólares por usuario al mes. Por otro lado, será difícil encontrar una solución UCaaS que cueste menos de 20 o 30 dólares por usuario al mes.
Quizás no parezca una gran diferencia, pero es enorme cuando hablamos de docenas o cientos de usuarios.
VER: Consulta el Las mejores soluciones VoIP para pequeñas empresas.
6. Quieres la opción más sencilla que existe (VoIP)
Las plataformas VoIP tienden a ser más plug-and-play que UCaaS porque tienen muchas menos capacidades. En algunos casos, todo lo que hay que hacer para Implementar un sistema VoIP es registrarse, comprar un número durante el proceso de registro o portar un número existentedescarga la aplicación y comienza a llamar.
Por supuesto, puedes explorar todas las configuraciones, configurar reglas complejas de enrutamiento de llamadas (si tu plan lo permite) y actualizar para obtener más funciones a medida que las necesites, pero tienes la opción de comenzar de la manera más simple posible.
Ambos tipos de sistemas están diseñados para ser fáciles de usar, pero VoIP gana la batalla en virtud de su simplicidad, tanto para los administradores como para los usuarios.
